챗지피티로 영작! 원어민보다 컴플레인 레터 이메일 잘 쓰는 법

안녕하세요!

 

 

오늘은 챗지피티를 통해서 컴플레인을 해볼까 합니다!

 

최근에 제가 실제로 컴플레인을 할 일이 생겨서 챗지피티의 도움을 받았었는데요.

 

어떻게 상황 설명을 잘하고 컴플레인을 잘할지 한번 물어보겠습니다!

 

챗지피티 이용 컴플레인 이메일 작성하는 법!

 

입력내용

먼저 상황설명을 한글로 구체적으로 해줍니다. 친구한테 억울한 상황을 얘기하듯 챗지피티를 친구 삼아 불평불만을 섞어 원하는 영어 이메일을 받아보겠습니다.

 

저는 아래와 같은 내용을 입력했습니다.

 

 

세일즈매니저한테 컴플레인 이메일을 쓰고 싶어.

내가 2022년 2월 4일에 C에 있는 A에서 D씨로부터 CX-5 2022년형 모델을 4년간 리즈했어. 리즈할 당시에 D가 나한테 300불 크레딧을 준다고 하면서 A 서비스에서 사용할 수 있다고 했어. 엔진오일 갈 때 쓰면 되겠다 싶어서 그렇게 알고 있다가, 3일 전 11월 5일에 전화를 했지. 전화하면서 확인차 300불 크레딧 다음 서비스 받을 때 사용하면 되지? 했는데 확인해본다고 하더니 만료됐다고 설명을 했어. 내가 그럴 리 없다고 확인해보라니까 확인하고 당일에 전화 준다고 했는데 전화가 없었어.

그러고 나서 어제 11월 7일에 4번 전화 시도를 했는데 전화 연결이 안됐어. 크레딧 만료된 것도 황당한데 전화 준다고 해놓고 전화가 없어서 기분이 좀 안 좋은 상태였어. 그리고 같은 날인 어제 밤 7시에 일한지 얼마 안된 세일즈맨이 전화와서 나한테 하는 말이, 너 차 리스기간 다 끝나가는데 연장할 생각 있어 라고 물어보길래 내가 그럴 생각 아직 없다고 했어. 그런데 전화 온 김에 크레딧 관련해서 전화준다 그랬는데 아직 전화가 없어서 확인하고 싶다니까 알겠다고 하더니 자기가 볼 때는 내가 가진 크레딧이 없대. 더 황당해서 그럴 리 없다고 하니까 다시 또 전화를 주겠다고 하고 전화를 또 끊었어. 그런데 문자가 와서 하는 말이, Let me get $300 off your next vehicle to make it up to you라고 하네. 나는 차 리스하거나 산다고 한 적도 없는데. 마치 자기가 선심쓰는 듯이 말해서 기분이 더 안 좋아졌었어. 문자로 $300 크레딧에 대해서 체크 해달라고 다시 부탁하면서 다시 내가 너희한테 일일이 무슨 일이 있었는지 설명하고 싶지 않다고 말까지 해놨어.

오늘 11월 8일 오후 1시 30분 정도부터 세 차례 가량 A 서비스랑 통화 시도하다가 세 번째에 걸려서 다시 크레딧 확인해 달라고 했어. 그러니까 다른 매니저를 바꿔주겠다고 하더니 그 매니저가 하는 말이 크레딧 유효한 게 2년간 이라네? 다시 새로운 정보를 받고 내가 너네 그렇게 설명한 적이 없다. 2년도 지금 처음 듣는 얘기고, 나는 들은 적이 없다고 하니까 증거 있냐고 나한테 물어보더라. 걔네들이 나한테 차를 리스해줄 때 그렇게 말을 했으면 걔네들이 증거를 들고 있어야 하는 거 아니야?

내가 이번 년 초에 A 찾아갔을 때 D가 더 이상 일을 안 하고 있다는 걸 알았어. D가 있으면 분명히 나랑 얘기했던 거 기억할 거야. 나는 정말 확실히 $300 크레딧을 확인 받았고, 만료 날짜에 대해서 어떠한 언급도 들은 적이 없어. 나 계속 일하는 중에 신경 쓰이게 너희랑 계속 말하는 것도 불편해.

이 문제에 대해서 어떻게 처리해 줄 수 있을까?

 

라고 이메일을 세일즈 매니저 R에게 보내고 싶어. R은 내가 아직 얘기해 본적은 없고 마지막으로 마즈다랑 통화했을 때 자기네들 매니저에게 다시 물어보고 전화를 주겠다고 안내 받아서 내가 매니저 이름을 물어보니까 R이라고 했어. 홈페이지에 들어가니까 R 이메일이 있더라, 그래서 지금 라나에게 이메일 보낼 내용을 너 챗지피티한테 부탁하는 거야. R은 처음 이 얘기를 들을 수도 있어(걔네가 자기네들끼리 무슨 일이 있는지 공유하지 않았다면). 무례하지 않지만 강경한 말투로 이메일 작성 좀 해줘. 그리고 혹시 이메일 보냈는데도 즉각적인 조치가 취해지지 않을 시에 세일즈 매니저보다 높은사람(뭐라고 부르는지 모르겠지만 superior 인가?)에게 계속 연락을 취할 수 밖에 없다고도 해줘. 그리고 D의 연락처를 혹시 가지고 있다면 내가 그 친구랑 직접 대화를 해서 증명해 보일 수도 있다고도 해줘.

 

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시간이 부족한 분들을 위해 제가 겪은 사건에 대해 간단히 말씀드리자면, 차를 리스할 때 직원이 $300 가량의 크레딧을 약속하면서 언제든지 써도 된다고 했는데 만료가 돼서 못 쓰게 될지도 모르는 상황에 놓였다는 뭐 그런.. 사건입니다.

 

지피티는 이에 대해서 뭐라고 대답할까요?

 

 

출력내용

여기 강경하지만 예의 있는 이메일 초안을 작성해 드릴게요. 세일즈 매니저 R이 이 문제를 처음 접할 가능성을 고려하면서도, 상황의 심각성을 강조했습니다.

 

Subject: Follow-up on Expired $300 Credit for Service at A B

 

Dear R,

 

I am reaching out regarding a $300 service credit that was promised to me upon leasing a 2022 CX-5 from A B on February 4, 2022. D, the salesperson who assisted me at that time, assured me this credit could be used towards services, like an oil change, at your dealership. To my understanding, no specific expiration date was ever mentioned.

On November 5, when I attempted to confirm using this credit for my next service, I was informed over the phone that it had expired. When I requested further clarification, I was promised a call back the same day, which I did not receive. This situation escalated further when my four follow-up calls on November 7 were not answered.

 

Later that evening, a new salesperson contacted me to discuss my lease extension options, which I declined. I then inquired again about the credit, only to be told that, in his records, no credit existed. Eventually, I received a text offering me $300 off a new vehicle purchase instead, which felt dismissive and, frankly, inappropriate, as I am not currently in the market for a new vehicle.

 

Today, November 8, after several more attempts to reach your team, I spoke with another manager who claimed the credit had a two-year validity period. However, this was the first time I was informed of any expiration date, and I was even asked to provide evidence of this agreement, which, frankly, I find unreasonable.

 

I firmly believe that, if this was indeed the dealership's policy at the time of my lease, it would be your responsibility to retain proof of such terms. I’m confident that D would recall the details of our conversation, had he still been with your team, and I am open to discussing this matter directly with him if you can provide his contact information.

 

Please advise me on how you will handle this issue, as it has become an ongoing source of frustration that has interfered with my work. If this matter cannot be resolved promptly, I may need to escalate it beyond the sales manager level.

 

Thank you for your attention to this matter. I hope we can resolve this swiftly and fairly.

 

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]

 

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라고 하네요.

 

문단도 너무 잘 나눠주고 제가 영어를 아주 잘 하지는 않지만 대충 봐도 상황 설명이나 뉘앙스나 너무 맘에 듭니다.

 

 

챗지피티에게 영어 부탁할 때 특징

 

여기서 눈여겨 볼점은

 

1. 무엇을 부탁할지 첫 문장에 바로 언급을 한다
   • 세일즈매니저한테 컴플레인 이메일을 쓰고 싶어.
2. 컴플레인 이메일 구조는 챗지피가 잘 이해하고 있으니 이를 활용한다.
   1. 상황설명
      • 내가 2022년 2월 4일에 C에 있는 A에서 D 씨로부터 CX-5 2022년형 모델을 4년간 리즈했어 부터
   2. 상황으로부터 느낀 경험과 감정
      • 크레딧 만료된 것도 황당한데 전화 준다고 해놓고 전화가 없어서 기분이 좀 안 좋은 상태였어
      • 마치 자기가 선심 쓰는 듯이 말해서 기분이 더 안 좋아졌었어
   3. 요구하는 바 명시, 혹은 어떻게 처리해 줄 건지에 대한 질문
      • 이 문제에 대해서 어떻게 처리해 줄 수 있을까?
   4. 해결되지 않을 시 취할 액션
      • 그리고 혹시 이메일 보냈는데도 즉각적인 조치가 취해지지 않을 시에 세일즈 매니저보다 높은 사람(뭐라고 부르는지 모르겠지만 superior 인가?)에게 계속 연락을 취할 수밖에 없다고도 해줘.
3. 이메일에서 느껴지는 어조를 표현한다
   • 무례하지 않지만 강경한 말투로 이메일 작성 좀 해줘. 

 

 

여기다가 추가 요청사항을 적습니다.

 

첫 번째 추가내용

 

저 같은 경우 30분 내로 전화 주겠다고 했지만 전화를 주지 않아서 해당 내용을 더 추가해 달라고 요청했습니다. 해당 이메일을 보냈던 날에 아예 전화가 없었는데 지금 또 생각하니 화가 올라오네요...!!!

컴플레인 내용 추가 요청

 

입력값을 넣으니 출력값으로 바로 또 넣어주더라고요!

 

컴플레인 내용 추가 결과

 

그런데 따로 문단으로 추가되니 좀 부자연스러워서 또 추가 요청을 했습니다.

 

두 번째 추가내용

두번째 추가요청

 

두번째 추가 결과

 

 

적재적소에 넣어줬죠? AI 모델이 점점 더 똑똑해지는 것 같아요! 참고로 GPT‑4o 모델을 사용한 결과입니다. 2024년 11월 기준입니다!

 

그런데 갑자기 생각해 보니 또 추가내용이 생각나서 또 부탁했어요!

 

 

세 번째 추가내용

세번째 추가요청

 

생각해 보니 올해 초에 딜러샵 갔을 때도 $300 크레딧 사용 가능여부 확인을 받았었더라구요!

 

세번째 추가 결과

 

Even then 사용이나 extremely disappointing 등으로 제 기분을 아주 좋은 뉘앙스로 표현해 주고 있습니다. 컴플레인 레터 정말 기가 막히게 쓰네요! 아 그런데 extrememly는 조금 너무 센 거 같아서 very로 바꿨습니다 :)

 

마지막으로 하나 더 요청해 볼까요?

 

마지막 추가내용

마지막 추가 요청

 

 

마지막 추가 결과

 

정말 적재적소에 알맞게 써주네요! Given what I've experienced so far(지금까지 내가 겪은 바로는) 같은 정말 좋은 표현을 아주 잘 써줍니다. 그냥 한글을 영어로 직역한 게 아닌 뉘앙스나 표현까지 현지인처럼 잘 적는 모습을 볼 수 있습니다.

 

 

결론

위에서 언급했지만, 다시 정리해 보자면 아래와 같은 입력값을 던져주면 잘 처리를 합니다!

 

1. 무엇을 부탁할지 첫 문장에 바로 언급을 한다
2. 컴플레인 이메일 구조는 챗지피가 잘 이해하고 있으니 이를 활용한다.
   1. 상황설명
   2. 상황으로부터 느낀 경험과 감정
   3. 요구하는 바 명시, 혹은 어떻게 처리해 줄 건지에 대한 질문
   4. 해결되지 않을 시 취할 액션
3. 이메일에서 느껴지는 어조를 표현한다

혹시 해당 이메일을 다시 검열하고 싶으시면 제미나이와 같은 구글버전 챗지피티로도 영어 내용을 입력값으로 하고 한글로 바꿔달라고 요청도 해볼 수 있겠네요! 교차 검증이 가능해서 AI 툴들만 잘 활용하면 영어를 잘 못하더라도 컴플레인 원어민처럼 할 수 있겠죠?

 

마지막으로 홍진경 유튜브 쭌형의 컴플레인 영상을 올리며 글을 마치겠습니다.

 

 

 

도움 되셨으면 좋겠네요! 오늘도 좋은 하루 보내세요!